No importa el tamaño que tenga la entidad deportiva o el club, un evento deportivo siempre va a requerir de planificación, gestión y organización. Hoy en día no es sencillo, porque si ya es complejo de por sí, ahora hay que añadir las últimas medidas de seguridad y distanciamiento marcados por el Covid-19. Aquí recogemos los pasos que has de seguir.
Pasos para realizar un evento deportivo
- Organización. Anota todos los detalles del evento. Para qué es, qué vas a necesitar, cuál es tu presupuesto, qué espacio vas a necesitar, qué medidas de distanciamiento hay que tener en cuenta.
- Selecciona la fecha. Es importante elegir la fecha más adecuada. Asegúrate que no hay otros eventos locales en tu área, así como que cuentas con tiempo suficiente para que tu evento tenga éxito.
- El lugar. Ha de tener la capacidad acorde con las necesidades del evento, debe ser seguro y conveniente para que los asistentes se sientan cómodos.
- Estilo del evento. Es necesario definir el evento que se va a organizar. Si es un partido, un torneo, liga, equipos que participan, formato, etc.
- Suministros. Es recomendable realizar una lista con todos los suministros para el evento: certificados, papeles, trofeos, premios, mascarillas, productos de limpieza etc.
- Seguro. Es aconsejable contar con un seguro de responsabilidad civil para el evento. Esto servirá para cubrir a los organizadores y lo ayudará a pagar los daños, los costos de los reclamantes y los gastos que puedan surgir fruto de alguna lesión accidental de alguna persona o daños en el lugar del evento.
- Salud y seguridad. Asegúrate de que se siguen las medidas de salud y seguridad requeridas para proteger a los asistentes.
- Voluntarios. Reúne a tu personal y voluntarios que quieran participar. El número dependerá del tamaño del evento. A estos habrá que darles las instrucciones precisas para que se desarrolle el evento con fluidez.
- Venta de entradas. Establece si va a haber venta de entradas anticipadas, si se pueden adquirir el mismo día en taquilla, etc.
- Promoción del evento. Puedes utilizar la página web de la entidad deportiva y/o sus redes sociales y emails. Asimismo, puedes optar por hacer algún anuncio en periódicos locales, hacer carteles y ponerlos en algunos establecimientos, etc.
- Reserva de árbitros. Recuerda reservar los árbitros y el personal necesario para evaluar la competición.
- Comunicación con los participantes. Habrá que determinar cuáles serán los equipos participantes.
- Revisión del plan. Es bueno asignar las tareas de antemano, pero no está de más revisar que se van cumpliendo todas las fechas previstas para llegar al evento con los deberes hechos.
- Invitar a los medios de comunicación locales. No olvides invitar a la prensa local que se haga eco de tu evento y así lograr repercusión en tu zona.
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